eforms.cloud

Nutzerhandbuch

Anleitung zur Nutzung der eforms.cloud-Plattform und erste Testschritte

Inhaltsverzeichnis

  1. Voraussetzungen
  2. Formular ausfuellen (oeffentlich)
  3. Admin-Backend
  4. Wartungsmodus
  5. Testszenarien zum Ausprobieren
  6. Kalender-Verbindung einrichten
  7. Wichtige Hinweise

1. Voraussetzungen

Zugang

ZugangAdresse
Anwendunghttps://[IHRE-INSTANZ].eforms.cloud
Admin-Loginhttps://[IHRE-INSTANZ].eforms.cloud/admin/login
FeldWert
E-Mail[ADMIN-EMAIL]
Passwort[PASSWORT]

2. Formular ausfuellen (oeffentlich)

Jede eforms.cloud-Instanz stellt ein oder mehrere Formular-Templates bereit. Oeffentliche Formulare sind ohne Login zugaenglich.

1 Startseite oeffnen

Auf der Startseite der Instanz finden Sie Informationen zum Zweck des Formulars sowie Buttons zum Aufrufen der verfuegbaren Templates.

2 Formular auswaehlen

Klicken Sie auf den entsprechenden Button, um zum gewuenschten Formular zu gelangen. Templates koennen ueber individuelle URLs (/meldung/<slug>) oder die Startseiten-Buttons erreicht werden.

3 Formular ausfuellen

Das Formular ist in thematische Bloecke gegliedert. Je nach Template-Konfiguration stehen verschiedene Feldtypen zur Verfuegung: Textfelder, Auswahllisten, Checkboxen, Datums- und Zeitfelder, Freitextbereiche u.a.

4 Falls aktiviert: CAPTCHA loesen (mathematische Aufgabe beantworten)

5 Einwilligung ankreuzen und absenden

6 Bei Erfolg erscheint die Danke-Seite (/danke)

Hinweis: Falls Anonymisierung aktiviert ist, werden Freitextfelder automatisch anonymisiert (Namen, E-Mails, Telefonnummern werden entfernt). Dennoch sollten moeglichst keine echten personenbezogenen Daten eingegeben werden.
Anwendungsbeispiel: Den konkreten Formularablauf des ersten Templates (3G-CIRS) finden Sie in der 3G-CIRS-Dokumentation.

3. Admin-Backend

Das Admin-Backend ermoeglicht die Verwaltung und Auswertung eingegangener Einreichungen.

Login

1 https://[IHRE-INSTANZ].eforms.cloud/admin/login oeffnen

2 Mit den oben genannten Zugangsdaten einloggen

3 Falls 2FA aktiviert: 6-stelligen Code aus der Authenticator-App eingeben (oder Recovery Code verwenden)

Dashboard

Nach dem Login gelangen Sie zum Dashboard (/admin). Hier sehen Sie:

Einreichungsuebersicht

Unter Meldungen (/admin/meldungen) finden Sie:

Benutzerverwaltung

Unter Benutzer (/admin/benutzer) koennen Admins:

Hinweis: Admins koennen keine Developer bearbeiten oder loeschen. Benutzer koennen sich nicht selbst loeschen.

Profil & 2FA

Unter Profil (/admin/profil) koennen Sie:

Tipp: Beim naechsten Login wird nach dem Passwort zusaetzlich ein TOTP-Code abgefragt. Falls kein Zugriff auf die Authenticator-App besteht, kann ein Recovery Code verwendet werden.

Einstellungen

Unter Einstellungen (/admin/einstellungen) finden Admins:

API-Token-Verwaltung

Unter Tokens (/admin/tokens) koennen Admins:

Formular-Templates (Developer-Rolle)

Unter Templates (/admin/templates) und Block-Editor (/admin/blockeditor) koennen Developer:

Uebersetzungsverwaltung (Admin-Rolle)

Im Admin-Backend koennen Uebersetzungen verwaltet werden:

4. Wartungsmodus

Der Wartungsmodus kann ueber die Admin-Einstellungen aktiviert/deaktiviert werden.

5. Testszenarien zum Ausprobieren

Test 1: Formular absenden

Ein oeffentliches Formular mit fiktiven Testdaten ausfuellen und absenden. Pruefen, ob die Danke-Seite erscheint.

Test 2: Validierung pruefen

Pflichtfelder leer lassen und absenden. Pruefen, ob Fehlermeldungen angezeigt werden.

Test 3: Modus-Wechsel (falls verfuegbar)

Falls das Template Schnell- und Detailmodus unterstuetzt: Wechseln und pruefen, ob zusaetzliche Felder erscheinen.

Test 4: Admin-Dashboard

Einloggen und pruefen, ob abgesendete Einreichungen im Dashboard und in der Uebersicht erscheinen.

Test 5: Anonymisierung (falls aktiviert)

Eine Einreichung mit Fantasie-Namen in Freitextfeldern absenden. Im Admin-Backend pruefen, ob die Namen korrekt anonymisiert wurden.

6. Kalender-Verbindung einrichten

eforms.cloud kann Termine automatisch in Ihren externen Kalender eintragen. Unterstuetzt werden Google Calendar, Microsoft 365 / Outlook und CalDAV (z.B. Nextcloud).

Google Calendar verbinden

  1. Navigieren Sie zu Admin > Kalender-Verbindungen
  2. Klicken Sie auf Verbindung hinzufuegen
  3. Vergeben Sie einen Namen (z.B. "Praxis-Kalender")
  4. Waehlen Sie Google Calendar als Anbieter
  5. Klicken Sie auf Mit Google verbinden
  6. Sie werden zu Google weitergeleitet — melden Sie sich an und erteilen Sie die Berechtigung
  7. Nach der Autorisierung werden Sie zurueckgeleitet
  8. Waehlen Sie den gewuenschten Kalender aus der Liste aus

Microsoft 365 / Outlook verbinden

  1. Navigieren Sie zu Admin > Kalender-Verbindungen
  2. Klicken Sie auf Verbindung hinzufuegen
  3. Vergeben Sie einen Namen und waehlen Sie Microsoft 365 / Outlook
  4. Klicken Sie auf Mit Microsoft verbinden
  5. Melden Sie sich bei Microsoft an und erteilen Sie die Berechtigung
  6. Waehlen Sie nach der Rueckleitung den gewuenschten Kalender aus

CalDAV verbinden (Nextcloud, etc.)

  1. Navigieren Sie zu Admin > Kalender-Verbindungen
  2. Klicken Sie auf Verbindung hinzufuegen
  3. Waehlen Sie CalDAV als Anbieter
  4. Geben Sie die CalDAV-URL, Benutzername und App-Passwort ein
  5. Klicken Sie auf Verbinden
  6. Waehlen Sie den gewuenschten Kalender aus

Hinweis: Falls Google oder Microsoft als Anbieter nicht verfuegbar (ausgegraut) sind, muss der Systembetreiber die entsprechenden OAuth-Zugangsdaten konfigurieren. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.

Datenschutz: Es werden keine personenbezogenen Daten in den externen Kalender uebertragen. Es wird lediglich ein neutraler Eintrag "Terminbuchung" als Platzhalter eingetragen.

7. Wichtige Hinweise

Datenschutz Impressum